A Responsabilidade de TI Pára (e Inicia) Aqui

Olá, leitores do Sun Inner Circle, é o Bob Worrall lhes escrevendo do escritório do CIO na Sun. Eu queria falar sobre um tópico com o qual muitos CIOs se deparam – como gerenciar os recursos escassos e assegurar que esses recursos sejam alocados para os projetos de TI mais importantes. Aqui na Sun, este desafio de fornecimento e demanda tem um efeito profundo sobre como nós fornecemos produtos e serviços de TI suportando mais de 35.000 pessoas usando umas 1200 aplicações.

A escassez de recursos freqüentemente força os CIOs a fazerem escolhas difíceis sobre o fornecimento de produtos e serviços de TI dos quais a produtividade geral da empresa depende. A demanda tem um meio de sobrepujar o fornecimento de recursos disponíveis na loja de TI.

Como muitos CIOs, às vezes me sinto como se estivesse executando uma triagem de TI quando pondero os pedidos de projeto diante das restrições orçamentárias e de funcionários. Contudo, diferente de CIOs em muitas empresas, a responsabilidade de TI começa e termina comigo. É uma reconsideração do papel tradicional do CIO de consultor interno e implementador de tecnologia. Na Sun, pensamos que dar poderes ao CIO em última análise economizará dinheiro e assegurará que a tecnologia de TI escassa estará equitativamente alocada pelas unidades de negócios para favorecer as metas da empresa como um todo.

Como mencionei na minha February Sun Inner Circle letter, a Sun espera que o seu CIO seja responsável pela produtividade dos funcionários. Como "responsável por produtividade", o meu trabalho é destinar os recursos de TI para a meta de melhorar a produtividade de toda a diretoria. Isto se desdobra em quatro áreas-chave.

Em primeiro e como mais importante, eu tenho a última palavra em como a demanda por produtos e serviços de TI é satisfeita. Segundo, sou responsável pela supervisão do portifólio de TI inteiro das aplicações e sistemas que a força de trabalho da Sun usa. Com esta autoridade vem as responsabilidades pela gestão do terceiro e quarto componentes da TI – o planejamento e o domínio do orçamento da TI para cada uma das unidades de negócio da Sun.

Nesta carta, darei uma olhada em como a autoridade do CIO melhora a gestão de TI nessas quatro áreas.

A Autoridade do CIO Aperfeiçoa a Gestão de Demanda de TI
Iniciaremos com as políticas de gestão de demanda de TI, numa área onde os CIOs tipicamente compartilham as responsabilidades de tomadas de decisão com os colegas de nível de Chefe ou outros líderes de unidades de negócio. Aqui na Sun, cremos que a maneira como a gestão de demanda é tratada define todos os outros aspectos da gestão de TI. Temos trabalhado muito na redefinição de tomada de decisão nesta área, porque a nossa experiência tem mostrado que o planejamento em grupo pode tornar os recursos escassos ainda mais escassos. Pode ser difícil conseguir que pessoas representando linhas de negócios específicas concordem na alocação de recursos para a empresa inteira.

Tendo aprendido com essas experiências passadas, as decisões sobre como é designado pessoal para novos projetos dependem do CIO. Desde de que esta decisão foi tomada, o meu grupo tem cortado semanas e mesmo meses do tempo necessário para decidir sobre as solicitações de TI. Os projetos são julgados pela necessidade de negócio e respectiva eficiência, retornos e contribuições à empresa como um todo.

Eis como esse processo aperfeiçoado funciona: a cada duas semanas, o meu pessoal e eu revemos juntos a lista inteira de projetos de TI em andamento e os projetos solicitados. A partir desta lista, usamos uma variedade de critérios para decidir a importância relativa de cada solicitação de TI e freqüentemente voltamos com perguntas às pessoas que pediram um projeto particular antes de tomar uma decisão final. A simplificação do processo de tomada de decisão tem reduzido significativamente os custos administrativos e reduziu o tempo para comercializar os projetos de TI.

A transparência da tomada de decisão é extremamente importante para nós. Continuamente informamos os nossos colegas sobre os projetos sugeridos que estamos revendo e as decisões que tomamos. Visto que passamos os últimos anos desenvolvendo os processos em torno da gestão de demanda, estamos agora começando a automatizar alguns dos fluxos de processos comerciais. O meu grupo planeja começar a usar uma ferramenta neste verão e planejamos atualizá-la constantemente, para incorporar lições aprendidas na satisfação da demanda tão rápida e eficientemente quanto possível.

A Gestão de Portfólio de TI e o Planejamento de Recursos Segue a Demanda
Uma vez aprovado, um projeto se torna um investimento que gerenciamos muitas vezes da mesma maneira que um planejador financeiro executa os investimentos de pessoal. Como digo aos meus colegas, autorizar o CIO é semelhante a confiar num planejador financeiro para gerenciar fundos num portfólio de investimento pessoal. Mas, no nosso caso, cada fundo é uma linha de negócios com uma certa quantia de recursos de TI alocados para suportar aplicações e operar sistemas, que são rastreados e medidos como parte de um plano maior de longo prazo para obter o máximo dos recursos limitados.

Planejamos usar a nova ferramenta de gerenciamento de TI para analisar os investimentos no nosso portfólio de TI existente, o que pode ser complicado. Por exemplo, o meu grupo está implementando um grande projeto ERP que substituirá mais de 600 aplicações separadas. Entretanto, precisamos manter essas aplicações anteriores para assegurar a continuidade dos negócios. Dada a sua vida útil curta, o retorno para gerenciar essas aplicações é quase nulo, mas elas são úteis para manter a empresa funcionando até a nossa nova implementação ERP estar completa.

Por ser responsável TANTO pela gestão da demanda (ou seleção de projeto) quanto pela gestão de portifólio, a TI está agora melhor capacitada para alocar orçamentos e o tempo do pessoal da TI. Para os tomadores de decisão em outras unidades de negócios, isso é um desenvolvimento fantástico. No que lhes diz respeito, todas as dores de cabeça administrativas associadas com o planejamento para novos produtos e serviços de TI desapareceram e eles poderão se concentrar no que as respectivas linhas de negócios fazem melhor.

O Negócio de TI Atingiu a Maioridade com o Fim dos Chargebacks
No final, alguém ou alguma organização tem de pagar por TI. Em muitas empresas, essa contabilidade é gerenciada através de um processo de chargeback, pelo qual as despesas de TI são cobradas de volta ao negócio ou à unidade de negócio em particular.

A Sun tem experimentado a maioria desses métodos de chargeback e constatado que eles são ineficientes ou injustos. Tome, por exemplo, a abordagem de alocação que muitas empresas de TI usam para pagar por projetos. Nessa abordagem, se uma determinada linha de negócios tiver, digamos, 60 por cento do pessoal de uma empresa, ela tem a responsabilidade de 60 por cento de todas as despesas de TI. Na Sun, constatamos que esse método é inexato no melhor dos casos e freqüentemente onera injustamente as unidades de negócio nas quais o número de funcionários poderá não corresponder necessariamente ao uso da TI.

Na verdade, cada modelo de chargeback que temos experimentado, impõe uma carga administrativa desnecessária para os meus colegas em outras linhas de negócios. Assim sendo, estamos reduzindo significativamente o número de chargebacks na Sun. Na verdade, conforme iniciamos o nosso próximo ano fiscal, os únicos chargebacks remanescentes serão aqueles que posso discretamente ligar a um indivíduo (como, por ex. um suporte de laptop). No começo de julho de 2008, todas as despesas atingirão a TI e aparecerão nas finanças da empresa como uma despesa de TI.

Uma vez que a responsabilidade termina comigo, a empresa está numa posição melhor para negociar contratos e pedidos de produtos. Por exemplo, poderei olhar no dinheiro que gastamos em itens como celulares e usar essa informação para arranjar melhores negócios dos provedores de telecomunicações.

Tenho que admitir que, estar incumbido de todas as decisões de projetos de TI é tanto excitante como assustador. De certa maneira, é semelhante a tornar-se adulto e descobrir que mais liberdade está vinculada com mais responsabilidade. Mas na Sun, estamos certos de que o CIO deve fazer mais do que observar o fornecimento e a demanda em ação. De onde estou, vejo adiante um período de muita atividade e recompensador.

Bob Worrall
CIO, Sun Microsystems, Inc.
cio@sun.com